whiteboard2.png

סביבת עבודה דיגיטלית

סביבת עבודה דיגיטלית מאפשרת למשתתפים מבוזרים לעבוד יחד, אך מתנהלת בתוך מסך, שהינו מדיום חד מימדי, בעל גודל פיזי מוגבל וסאונד סינטטי. התקשורת בסביבה זו עלולה להיות פחות יציבה, והכישורים הדיגיטליים של המשתתפים אינם אחידים.

לעבודה בסביבה זו השפעה גדולה על חווית המשתתפים ועל אופי הפעילות.

כלי עבודה ופלטפורמות.png
הנחיה.png
מובילי הספרינט.png
האתגרים.png

אתגרי הפעילות בסביבה דיגיטלית

 יש אתגר להתמצא במרחב וברצף של הפעילות

האפשרות שהמשתתפים יאבדו, יתבלבלו או יתנתקו מרצף השיחה והפעילות במרחב, היא גדולה יותר בסביבה דיגיטלית.

04

פערים ביכולות הדיגיטליות של המשתתפים

01

בעבודה במרחב דיגיטלי, אנשים מגיעים עם ידע שונה ויכולות למידה והטמעה שונות של העבודה על הכלים. אלו שאינם מרגישים ביטחון בשימוש בכלים דיגיטליים, יתקשו להתמקד בתוכן המשימה.

המשתתפים שוהים בסביבה שעשויה להסיח את דעתם

05

רוב המשתתפים עובדים בסביבה שאינה ׳סטרילית׳. רעשים, תזוזות, שיחות של יתר בני הבית או כניסות לחלל העבודה עשויים להוות הסחת דעת.

קשיים טכניים עלולים לשבש תוכניות

בעיות תשתית, כמו קו אינטרנט לא יציב או איטי, או כשלים טכניים כמו עכבר מקולקל או טלפון ללא סוללה, עלולים לשבש גם פעילות שתוכננה בקפידה.

02

מפגש דיגיטלי דורש מהמשתתפים ריכוז רב

בשל כל המאפיינים הכתובים למעלה, נדרשים המשתתפים לשמור על רמת ריכוז גבוהה מאוד לאורך הפעילות. רמת ריכוז כזו יכולה להישמר אצלם לאורך זמן מוגבל, של שעה וחצי עד שעתיים.

06

צמצום או ביטול דרכי תקשורת אנושיות

03

יכולת המשתתפים והמנחים להשתמש בשפת גוף, לחישה, קרבה וריחוק פיזי בין משתתפים, מגע, תנועה בחלל ודיונים משניים במקביל לדיון המרכזי, מוגבלת.

מובילי הספרינט הדיגיטלי

כחלק מהכנת ספרינט, חשוב להגדיר תפקידים לכל אחד מהמנחים ולחלק את העבודה ביניהם. אך בספרינט דיגיטלי, בשל מאפייניו,  הצורך גדול שבעתיים. זאת מכיוון שהמרחב הדיגיטלי הוא מורכב ומחייב ארגון דקדקני מראש. כאשר כל מנחה יודע מהם תפקידיו מראש, הסיכוי לעבודה מסודרת ומתודית רב יותר.

יוזם הספרינט.png

יוזם הספרינט

יוזם ומוביל הפרויקט בארגון. לרוב,

האדם בארגון שתחום האתגר נמצא באחריותו. אחראי על גיוס המשתתפים ועל התקשורת איתם, ארגון המינהלות, לוחות הזמנים והתפעול השוטף שסביב הספרינט.

המנחה המארגן.png

המנחה המארגן 

אחראי על ארגון הסביבה הדיגיטלית, התמיכה במשתתפים ושמירת לוחות הזמנים של כל פעילות. תפקיד זה יכול להתבצע גם על-ידי משתתף שהתנסה בתהליך, ומכיר את הכלים והסביבה הדיגיטליים.

המנחה המוביל.png

המנחה המוביל

מוביל את צוות העבודה לאורך תהליך הפיתוח. מומחה בהובלת תהליכי פיתוח שירות או מוצר והנחיית מהלכים ארגוניים. אחראי על תהליך האנליזה והיצירה ועל אפקטיביות התהליך.

הנחיה בסביבת עבודה דיגיטלית

לעבודה בסביבה דיגיטלית מאפיינים יחודיים, המשפיעים על אופי הפעילות ועל חווית המשתתפים. בעת תכנון הספרינט בכללותו וכל יחידת פעילות בתוכו, חשוב לשמור על הדגשים הבאים כבסיס לספרינט אפקטיבי:

ארגון סביבת העבודה מראש

07

כדי ליעל את המפגשים ולאפשר למשתתפים להבין את משימותיהם ולפעול בקלות במרחב העבודה המשותף, חשוב לבנות מראש את הלוחות על כל מרכיביהם, לנעול חלקים שאין צורך להזיז ולהקצות צבע או סמל קבוע לכל משתתף. כמו כן להכין גיבוי לכל הלוחות למקרה שמשהו נמחק.

 ניהול השיח

08

כדי שיתקיים דיון מסודר ונעים להקשבה, חשוב להקפיד מהרגע הראשון על חוקי שיח ברורים, הכוללים מתן זכות דיבור על ידי המנחים, הקפדה על שילוב יזום של משתתפים והשתקה (Mute) גורפת בקטעים בהם צריך להתרכז או להקשיב במשך כמה דקות. 

לשריין את מפגשי הספרינט מראש ביומני המשתתפים

01

הספרינט מורכב מכמה מפגשים. יש לשריין מראש את כל המפגשים ביומנים, כולל שמות המפגשים ותכולתם, ולהבהיר שחשובה מאוד השתתפות מלאה בכולם על מנת שהספרינט יהיה אפקטיבי.

לשלוח למשתתפים מידע לפני הספרינט

כדי לא לבזבז זמן יקר תוך כדי המפגשים, יש לשלוח למשתתפים מידע מקדים בו יפורטו שלבי הספרינט ולוחות הזמנים. 

02

עבודה  ממחשב ולא מטלפון נייד

להדגיש בפני המשתתפים מראש, שידרשו לפעול בספרינט במרחב עבודה משותף, המחייב עבודה במחשב + עכבר ולא בטלפון נייד.

03

פיצול לשתי שיחות במידת הצורך

בחלק מהפעילויות מתחלקים המשתתפים לקבוצות עבודה קטנות. במקרים אלו אפשר לעבור לשיחות ועידה בטלפון במקביל לעבודה במרחב העבודה המשותף. 

09

להתחבר רבע שעה לפני תחילת כל מפגש

כדי למנוע עיכובים בשל איחורים או תקלות טכניות, יש לבקש מכל המשתתפים להתחבר רבע שעה לפני ההתחלה.

04

ערוץ תקשורת נפרד למנחים

כדי שהמנחים יוכלו להתייעץ ולהתעדכן ביניהם תוך כדי ההנחיה, חשוב שיהיה להם ערוץ תקשורת נפרד (למשל קבוצת ווצאפ), שיהיה פתוח כל הזמן במקביל.

10

מפגשים באורך של עד שעתיים והקצאת זמן לכל פעילות בתוך המפגש

05

להקפיד על פגישות שלא עולות על שעתיים כדי לשמור על ריכוז המשתתפים. כמו כן, לשקף להם כמה זמן תימשך כל פעילות.

מספר משתתפים מצומצם הכולל נציגים מכל תחומי התוכן

11

כדי שספרינט דיגיטלי יתנהל באופן מסודר ונינוח, כדאי להגביל את מספר המשתתפים: מינימום שישה ומקסימום תשעה. חשוב שלמרות ההרכב המצומצם, המשתתפים יהיו מכל תחומי התוכן של האתגר: משפטי, מערכות מידע, יישום בשטח וכו׳.

תרגול מקדים בסביבה הדיגיטלית

כדי לצמצם פערי ידע של משתתפים ולאפשר לכולם לעבוד בקלות במרחב העבודה המשותף, חשוב לערוך מפגש הכשרה בו ילמדו כמה פעולות בסיסיות שיאפשרו למשתתפים לשלוט בכל המשימות הדיגיטליות שידרשו.

במהלך הספרינט יש לשים לב ולסייע למשתתפים המתקשים בביצוע פעולות במרחב העבודה המשותף.

06

כלי עבודה ופלטפורמות

מגוון הכלים הדיגיטליים גדול ומתעדכן תדיר. רבים מהכלים מכילים פונקציות דומות או חופפות. אנחנו ממליצים למשתתפים לפעול פלטפורמות וכלים שזמינים ומוכרים להם.
לאורך המודל, אנחנו רושמים איזה סוג כלי נדרש ולא כלי ספציפי.

1200px-Hangouts_icon.svg.png
webex.png
1200px-Microsoft_Office_Teams_(2018–pres

הנחיה בוידאו

ZoomLogo.png

כלים המאפשרים שיחות וידאו ואודיו מרובות משתתפים, כולל שיתוף מסך והקלטה.

Padlet.png
Monday.png
mural.png

מרחב עבודה משותף

miro.png

כלים המאפשרים עבודה משותפת במרחב אחד, שיכול לכלול כמה לוחות. כולל כתיבת פתקים, הזזתם, אירגונם וכתיבת הערות. 

Whatsapp.jpg
Slack.png

הודעות בתוך הצוות

1200px-Microsoft_Office_Teams_(2018–pres

כלים המאפשרים תקשורת רציפה של קבוצה הכוללת טקסט ותמונות, בעלי ממשק נוח לווב ולמובייל.

Mentimeter.png
MyVote.png
Tricider.png
Poll Everywhere.png

הצבעה

כלים המאפשרים בחירה באופן דמוקרטי.

ppt.png
googlwslides.png

כלים לא מקצועיים: מאפשרים להפוך אובייקט לקישור לעמוד אחר

Xd.png
Figma.png
sketch.png

כלים מקצועיים: מחייבים לרוב מעצב ממשק משתמש מקצועי

פרוטוטייפינג

כלים המאפשרים יצירת אבטיפוס לבדיקת משתמש.

מאגר הכלים הדיגיטליים מתעדכן כל הזמן ואנחנו ממשיכים לעדכן את הרשימה.
נתקלתם בכלי חדש ואתם רוצים להתייעץ לגביו, מתלבטים איך לבנות את הסביבה הדיגיטלית?
אנחנו כאן לעזור Thefuture@whiteboard.co.il 

Artboard 1 copy 2.png

Working in a Digital Environment

A digital work environment allows remote participants to work together, but the work takes place within a screen, which is a one-dimensional medium with physical size limitations and synthetic sound. Communication in such an environment can be less stable, and the participants have varying levels of digital skills.

 

Working in such an environment has a substantial impact on the participants’ experience and the nature of activity.

האתגרים.png
מובילי הספרינט.png
הנחיה.png
כלי עבודה ופלטפורמות.png

The Challenges of Working in a Digital Environment

01

Variance in participants’ digital skills

People approach the digital work environment with different levels of knowledge, and their learning skills and abilities to implement the work tools differ. Those who do not feel confident about using digital tools will find it difficult to focus on the substance of the mission.

04

Maintaining the participants’ presence and continuity of activity is challenging

The possibility that participants become lost or confused, or unable to maintain the continuity of the discussion and the activity, is greater in a digital environment.

02

Technical difficulties can disrupt plans 

Infrastructure problems, such as a slow or unstable Internet connection, or technical obstacles such as a broken mouse or uncharged phone, can disrupt even meticulously planned tasks.

The participants are surrounded by a potentially distracting environment

05

Most of the participants work in a “non-sterile” environment. Noises, movements, conversations among other members of the household, and intrusions into their workspace constitute potential distractions.

03

Reducing or eliminating human means of communication

The participants and facilitators have a limited ability to make use of body language, whispered communications, physical proximity or distance among participants, contact, movement within the space, and side conversations in parallel to the main conversation.

Digital encounters require intense concentration by the participants

06

In light of all the factors listed above, participants must maintain a very high level of concentration throughout the task. Such a level of concentration can only be maintained for a limited amount of time – up to one and a half to two hours.

The Digital Sprint Leaders

In preparing for a Sprint, it is important to define roles for each of the facilitators and divide the work among them. In the case of a digital Sprint, however, because of its characteristics, this need is several times greater, given that the digital space is complex and necessitates meticulous preparations. When all the facilitators know their roles in advance, the likelihood of being able to work systematically and methodically increases.

המנחה המוביל.png

The Sprint Leader 

Leads the work team throughout the development process. An expert in guiding processes for the development of a service or product and in facilitating organizational processes. Responsible for the analytical and creative processes and the effectiveness of the process.

המנחה המארגן.png

The host facilitator

Responsible for organizing the digital environment, supporting the participants, and maintaining the timetable for each task. This role may be filled by a participant with experience in the process and familiarity with the digital tools and environment.

יוזם הספרינט.png

The Sprint initiator

The initiator and leader of the project within the organization. This is usually the individual within the organization whose area of responsibility covers the challenge. In charge of enlisting participants and communicating with them, making administrative arrangements, scheduling, and ensuring the smooth running of the Sprint.

Facilitation in a Digital Work Environment

The work in a digital environment has unique characteristics that shape the nature of the activity and the experience of the participants. In planning the entire Sprint as well as each constituent unit of activity, it is important to pay attention to the following points of emphasis so as to lay the foundation for an effective Sprint:

01

Ensuring that the participants reserve the times and dates of the Sprint meetings in advance

The Sprint comprises a number of meetings. All the meetings, including their title and subject matter, should be entered into the participants’ calendars in advance, and it should be made clear that full participation in all the meetings is very important for the Sprint to be effective.

07

Organizing the work environment in advance

To make the meetings efficient and enable the participants to understand their tasks and operate with ease in the shared workspace, it is important to construct the whiteboards // boards and all of their elements in advance, to lock those parts that do not need to be moved, and to assign each participant a permanent color or symbol. In addition, backups should be prepared for all the whiteboards in case anything is erased. 

02

Providing the participants with information in advance of the Sprint

In order not to waste valuable time during the meetings, participants should receive advance information detailing the stages and timetables of the Sprint.

03

Working on a computer, not on a mobile telephone

It should be made clear to the participants in advance that the Sprint requires them to operate in a shared workspace, which necessitates working on a computer with a mouse rather than a cellular telephone.

08

Moderating the discussion

To ensure that the interaction is orderly and pleasant, there should be clear discussion guidelines from the very outset. Under these guidelines, the facilitators moderate the discussion, calling on participants to speak in turn, while also maintaining a balance of participation and group silence (by muting) when the situation necessitates concentrating or listening for a few minutes.

04

Connecting to each meeting fifteen minutes in advance

To prevent delays resulting from latecomers or technical problems, all the participants should be asked to establish their link to the meeting fifteen minutes in advance.

09

Dividing the discussion into two if necessary

For some tasks, participants are divided into small workgroups. In such cases the work in the shared workspace may be supplemented by telephone conference calls. 

05

Holding meetings of up to two hours, with time allocated for each task during the meeting

In order to maintain the participants’ concentration, the meetings should not last more than two hours. In addition, participants should be informed how much time is allocated for each task.

10

Establishing a separate communication channel for facilitators 

For the facilitators to be able to consult with and update each other in the course of their work, it is important that they have a separate, parallel, and continuously open communication channel (such as a WhatsApp group). 

06

Conducting a preparatory exercise in a digital environment

To reduce knowledge gaps among the participants and allow everyone to work with ease in the shared workspace, it is important to hold a training meeting in which participants learn a few basic actions that will enable them to perform all the unnecessary digital tasks. During the Sprint, it is necessary to pay attention to and provide assistance for participants who are having difficulty performing tasks in the shared workspace.

11

Limiting the number of participants and including representatives from all the relevant areas

For the digital Sprint to operate smoothly and comfortably, the number of participants should be delimited: at least six and no more than nine. Notwithstanding the limited composition of the group, it is important to have participants from all the areas of relevance to the challenge: legal, information systems, implementation in the field, and the like.

Working tools and platforms

There is a large variety of digital tools, and they are frequently updated. Many tools contain similar or overlapping functions. We recommend that participants use platforms and tools that are available and familiar to them. Throughout the model, we list the type of tool needed rather than indicating a specific tool.

Video Facilitation

Tools that allow for multi-participant video and audio conferencing, with options for screen sharing and recording.

1200px-Hangouts_icon.svg.png
webex.png
1200px-Microsoft_Office_Teams_(2018–pres
ZoomLogo.png

Shared workspace

Tools for collective work in a common space that can include several whiteboards, with options for writing, moving, and arranging notes as well as making comments.

Padlet.png
Monday.png
mural.png
miro.png

Messaging among staff members

Tools that allow a group to maintain continuous communication, including via text messages and pictures, and to interface comfortably with the Web and mobile phone.

Whatsapp.jpg
Slack.png
1200px-Microsoft_Office_Teams_(2018–pres

Voting

Tools that facilitate a democratic voting process.

Mentimeter.png
MyVote.png
Tricider.png
Poll Everywhere.png

Prototyping

Tools that make it possible to create a prototype for a user to test.

ppt.png
googlwslides.png

Non-professional tools: Make it possible to turn an object into a link to another page.

Xd.png
Figma.png
sketch.png

Professional tools: Usually require a professional user interface designer

The digital toolkit is being constantly updated, and we continuously update the list.

Do you seek advice regarding a new tool you’ve encountered? Are you debating how to build a digital working environment? We’re here to help: Thefuture@whiteboard.co.il